İK Departmanı Değil, Deneyim Atölyesi!

Çalışanlarınız Müşteriniz Olsaydı Ne Yapardınız?

Bir an için durup düşünelim.
Her gün işe gelen, projelerle boğuşan, toplantıdan toplantıya koşan o harika insanlar... Onlar için tasarladığımız süreçler ne kadar “insancıl”?

İşe alımdaki o upuzun formlar, yılda bir kez yapılan o soğuk performans görüşmeleri, kimsenin okumadığı o kalın prosedür kitapçıkları…
Dürüst olalım, çoğu sıkıcı.

Peki ya size “Tüm bunları çöpe atın!” desem?
Ya da en azından, üzerine kocaman bir soru işareti koyun.
Çünkü İK’nın geleceği, prosedürlerde değil, deneyimlerde saklı.

Tıpkı Apple’ın bir telefon değil, bir deneyim satması gibi, bizim de artık bir “iş” değil, bir çalışma deneyimi sunmamız gerekiyor.

Bu devrimin adı: Tasarım Odaklı Düşünme (Design Thinking).

Tasarım Odaklı Düşünme: İnsan Merkezli Bir Devrim

IDEO’nun CEO’su Tim Brown’un dediği gibi:

“Tasarım Odaklı Düşünme, insanların ihtiyaçları, teknolojinin olanakları ve iş başarısının gerekliliklerini entegre etmek için tasarımcının araç setini kullanan bir yaklaşımdır.”

Kısacası, İK koltuğundan kalkıp, çalışanlarımızın ayakkabılarıyla bir gün geçirme sanatıdır.

Einstein’dan İlhamla: Çözümden Önce Anlama Sanatı

Einstein şöyle der:

“Bana bir sorunu çözmem için bir saat verirseniz, 55 dakikasını sorunu düşünerek, 5 dakikasını da çözümü düşünerek geçiririm.”

İşte Tasarım Odaklı Düşünme tam olarak budur!
Çözüme atlamadan önce, problemi yaşayan insanları iliklerimize kadar anlama çabasıdır.

Süreç genellikle şu 5 basit ama güçlü adımdan oluşur:

1. Empatiyle Dalış Yap (Empathize)

“Çalışan bağlılığı düşük” demek yerine, eline bir kahve al ve Ayşe’nin yanına otur.
“Seni en çok ne zorluyor? Keşke ne farklı olsaydı?” diye sor. Gerçek hikayeleri dinle.

2. Sorunu Yeniden Çerçevele (Define)

Topladığın bilgilerle, asıl meselenin “düşük bağlılık” değil de,
“yeni projelerde kendini yalnız hisseden Ayşe’nin motivasyonunu kaybetmesi” olduğunu keşfet.

3. Çılgın Fikirler Saç (Ideate)

Şimdi ekibi topla ve post-it’leri yapıştırın!
Kötü fikir diye bir şey yok.
“Yeni başlayanlara süper kahraman pelerini verelim!” bile bir fikirdir.

4. Ellerini Kirlet (Prototype)

O parlak fikirleri hayata geçirmenin en ucuz ve en hızlı yolunu bul.
Yeni bir oryantasyon programı mı düşündün?
Hemen PowerPoint’te 5 slaytlık bir sunum hazırla.
Bir mobil uygulama fikri mi var? Kağıt kalemle arayüzünü çiz.
Mükemmel olmak zorunda değil — “yeterince iyi” olması yeterli.

5. Sahneye Çık ve Test Et (Test)

O kağıttan prototipini al, Ayşe’ye ve ekibine götür.
“Nasıl olmuş? Sence bu işe yarar mı?” diye sor.
Geri bildirimlerle fikrini geliştir, değiştir, hatta gerekirse çöpe at.

Unutmayın, bu bir döngü.
Başarısızlık bu oyunun en öğretici parçasıdır.

İK Süreçlerini “Sıkıcı” Moddan “Harika” Moda Taşımak

Tasarım Odaklı Düşünme’yi İK’nın her alanına bulaştırabilirsiniz:

İşe Alım:
Adaylara otomatik ve ruhsuz e-postalar göndermek yerine, süreçle ilgili kısa ve eğlenceli bir video gönderin.
Ya da mülakatın bir kısmını, adayın yeteneklerini sergileyebileceği bir proje üzerinde sohbet ederek geçirin.
Bu, bir sınav değil, bir tanışma yolculuğu.

Performans Değerlendirme:
Yılda bir yapılan o soğuk görüşmeleri, üç ayda bir düzenlenen “Gelişim Sohbetleri”ne dönüştürün.
Odak noktası geçmişteki hatalar değil, gelecekteki potansiyel olsun.

Eğitim ve Gelişim:
Herkese aynı eğitimi atamak yerine, çalışanların kendi öğrenme yollarını tasarlamalarına izin verin.
Belki biri podcast dinleyerek, diğeri proje yaparak öğrenmeyi tercih eder.

Steve Jobs’un dediği gibi:

“Deneyimi ürünün kendisinden başlatmalısınız.”

Bizim ürünümüz, şirket kültürümüz ve çalışan deneyimimizdir.
Ve bu deneyim, ilk başvuru butonuna tıklandığı anda başlar.

Peki, Nereden Başlayacağız?

Büyük bir devrim planlamanıza gerek yok.
Küçük bir kıvılcım yeter.

1. En Can Sıkıcı Süreci Seçin:
İzin talep formu mu? Masraf beyanı mı?
En çok şikayet alan süreci bulun.

2. Farklı Bir “Gerilla Takımı” Kurun:
Sadece İK’cılar olmasın. Bir mühendis, bir pazarlamacı, belki de çaycı Ahmet Abi.
Farklı bakış açıları hazinedir.

3. Süreci Yaşayanlarla Konuşun:
Formu dolduranlara ne hissettiklerini sorun.

4. Küçücük Bir Değişiklik Yapın ve Test Edin:
Belki de formdaki iki gereksiz kutucuğu kaldırmak bile büyük fark yaratır.

Tasarım Odaklı Düşünme, İK’yı bir kontrol merkezi olmaktan çıkarıp, bir deneyim tasarım atölyesine dönüştürür.
Rolümüz, kurallar koymak değil; insanların severek çalıştığı bir ortam tasarlamaktır.

Keiken’de Deneyim Tasarımı Yolculuğumuz

Anlattıklarımız yalnızca bir teori değil — biz Keiken olarak bu yaklaşımı bizzat deneyimliyoruz.
Tasarım Odaklı Düşünme’yi ilk kez, en çok geri bildirim aldığımız konulardan biri olan “ilk gün stresi” üzerinde uygulamaya karar verdik.

Yeni başlayan ekip arkadaşlarımızla yaptığımız görüşmelerde, ilk günlerinde kendilerini “kaybolmuş” hissettiklerini, kime ne soracaklarını bilemediklerini ve bazen şirkete yabancılaştıklarını fark ettik.
Sorunu bu kez klasik oryantasyon süreçleriyle değil, empatiyle anlamayı seçtik.

Çözümümüz ise ne pahalı bir yazılım ne de karmaşık bir süreçti.
Sadece basit ama etkili bir prototip:
İçinde şirket kültürümüzü anlatan eğlenceli bir çizim, kilit kişilerin “Bana şunu sorabilirsin” kartları, bolca kahve, çikolata ve küçük bir not defteri bulunan bir “Hoş Geldin Kutusu” hazırladık.

Bu kutuyu önce beş yeni çalışanımızla test ettik.
Onlardan gelen geri bildirimlerle tasarımı yeniledik, içerikleri sadeleştirdik ve kişiselleştirdik.
Bugün, her yeni Keiken’li işe başladığı gün bu kutuyla karşılanıyor — ve gülümseyerek başlıyor.

Küçücük bir adımla başladık, ama yarattığı pozitif etki bize büyük bir şeyi hatırlattı:
Dinlemek, denemek ve insanı merkeze almak her zaman işe yarar.

2026 yılında ise bu yaklaşımı yalnızca kendi iç süreçlerimizde değil, müşterilerimizin de İK projelerinde uygulamayı planlıyoruz.
Design Thinking, bizim için artık bir yöntem değil, bir bakış açısı.
Ve bu bakış açısını paylaştığımız Design Thinking eğitimlerimizde, sizleri de bu dönüşümün bir parçası olmaya davet ediyoruz.

Kaynakça

• Brown, T. (2008). Design Thinking. Harvard Business Review, June 2008.

• Einstein’a atfedilen söz: “If I had an hour to solve a problem I'd spend 55 minutes thinking about the problem and 5 minutes thinking about solutions.” (Yaygın alıntı, kesin kaynak bilinmemektedir.)

• IDEO U. (2020). The Five Stages of Design Thinking. IDEO University Learning Series.

• Stanford d.school (2021). An Introduction to Design Thinking Process Guide.

• Keiken İnsan Kaynakları (2025). “Onboarding Experience Prototyping – Internal Project Note.”