Performans Sistemi Nedir? Nasıl Çalışır?

Performans sistemi, bir şirkette çalışanlardan ne beklendiğini belirlemek, bu beklentilerin ne ölçüde gerçekleştiğini takip etmek, çalışanlara geri bildirim vermek ve ortaya çıkan sonuçları gelişim kararlarında kullanmak için oluşturulan yönetim sistemidir.

En basit haliyle bir performans sistemi şu dört sorunun cevabını verir:

Çalışandan ne bekleniyor?
Şu anda nasıl ilerliyor?
Dönem sonunda ne sonuç elde etti?
Bundan sonra neyi geliştirmesi gerekiyor?

Bu nedenle performans sistemi yalnızca çalışanlara dönem sonunda puan verilen bir değerlendirme formundan ibaret değildir.

Bu yazıda ne öğreneceksiniz?

• Performans sisteminin ne olduğunu ve şirketlerde ne işe yaradığını,

• çalışan performansının hangi sonuç ve davranışlar üzerinden değerlendirilebileceğini,

• hedef belirlemeden geri bildirime ve dönem sonu değerlendirmesine kadar performans yönetimi sürecinin nasıl işlediğini.

  CIPD, performans yönetiminin tek seferlik bir değerlendirme değil, sürekli devam eden bir süreç olması gerektiğini belirtiyor. Çalışanın kendisinden ne beklendiğini bilmesi; başarılı olabilmesi için gerekli destek, kaynak ve geri bildirime sahip olması bu sürecin temel parçaları arasında gösteriliyor.

Performans sistemi ne işe yarar?

Performans sisteminin amacı yalnızca çalışanın başarılı veya başarısız olduğuna karar vermek değildir.

İyi kurulmuş bir sistem hem çalışan hem de şirket açısından belirsizliği azaltır.

Çalışan;

• kendisinden ne beklendiğini,

• hangi konulardan sorumlu olduğunu,

• başarısının nasıl değerlendirileceğini,

• hangi alanlarda iyi olduğunu,

• hangi alanlarda gelişmesi gerektiğini

daha açık şekilde görebilir.

Yönetici açısından ise sistem, çalışanların performansını yalnızca kişisel izlenimlerle değil; önceden belirlenmiş beklentiler ve ortaya çıkan sonuçlar üzerinden değerlendirmeye yardımcı olur.

Bu bilgiler daha sonra gelişim, eğitim, kariyer, terfi, ücret veya prim gibi farklı kararların alınmasında kullanılabilir.

Buradaki önemli nokta şudur:

Performans sistemi çalışanı puanlamak için değil, performansı yönetebilmek için kurulmalıdır.

Performans yönetimi süreci nasıl işler?

Şirketten şirkete kullanılan yöntemler değişebilir. Ancak performans yönetiminin temel mantığı çoğunlukla benzerdir.

Süreç çalışandan ne beklendiğinin belirlenmesiyle başlar. Sonrasında performans dönem boyunca takip edilir, çalışan geri bildirim alır ve belirlenen dönemin sonunda ortaya çıkan sonuçlar değerlendirilir.

1. Çalışandan ne beklendiği belirlenir

Bir çalışanı değerlendirebilmek için önce başarılı performansın ne anlama geldiğinin açık olması gerekir.

Örneğin bir satış çalışanından belirli bir satış hacmine ulaşması beklenebilir.

Müşteri hizmetlerinde çalışan bir kişinin müşteri taleplerini zamanında ve doğru şekilde çözmesi önemli olabilir.

Bir proje yöneticisinde ise projelerin zamanında tamamlanması, bütçenin yönetilmesi veya ekip koordinasyonu dikkate alınabilir.

Dolayısıyla performans sistemi:

“Bu çalışan iyi mi çalışıyor?”

gibi genel bir soruyu cevaplamaya çalışmaz.

Bunun yerine:

“Bu roldeki bir çalışandan hangi sonuçları bekliyoruz?”

sorusunu mümkün olduğunca açık hale getirir.

2. Performans dönem boyunca takip edilir

Çalışana yılın başında hedef verip yıl sonunda ne olduğunu kontrol etmek tek başına etkili bir performans yönetimi değildir.

Çünkü çalışan beklenen sonuçtan uzaklaşıyorsa bunu yıl sonunda öğrenmesi, sonucu değiştirebilmek için artık geç olabilir.

Bu nedenle performansın dönem boyunca konuşulması önemlidir.

Yöneticiyle yapılan kısa görüşmelerde;

• nelerin iyi gittiği,

• nerelerde sorun yaşandığı,

• beklentilerin değişip değişmediği,

• çalışanın hangi desteğe ihtiyaç duyduğu

ele alınabilir.

3. Çalışana geri bildirim verilir

Geri bildirim yalnızca dönem sonunda verilmesi gereken bir sonuç açıklaması değildir.

Çalışanın neyi doğru yaptığını veya neyi farklı yapması gerektiğini performans döneminin içinde bilmesi, çalışma biçimini değiştirebilmesine ve gelişebilmesine imkân verir.

Gallup verilerine göre, son bir hafta içerisinde anlamlı geri bildirim aldığını söyleyen çalışanların %80’i “fully engaged”, yani tamamen bağlı çalışanlar arasında yer alıyor. Gallup ayrıca etkili geri bildirimin zamanında ve yapılan işle ilgili olmasının önemini vurguluyor.

Bu nedenle performans görüşmesinin temel sorusu yalnızca:

“Kaç puan aldın?”

olmamalıdır.

En az onun kadar önemli olan soru:

“Daha iyi performans gösterebilmen için neye ihtiyacın var?”

olmalıdır.

4. Dönem sonunda performans değerlendirilir

Belirlenen performans döneminin sonunda çalışanın ortaya koyduğu sonuçlar değerlendirilir.

Bu değerlendirme bazı şirketlerde yılda bir, bazılarında altı aylık veya üç aylık dönemlerde yapılabilir.

Ancak önemli olan yalnızca değerlendirme sıklığı değildir.

Çalışan, dönem sonunda hangi kriterlere göre değerlendirileceğini dönem başından itibaren bilmelidir.

Aksi halde performans değerlendirmesi çalışan açısından sonradan belirlenmiş bir sınav gibi algılanabilir.

Değerlendirmenin mümkün olduğunca önceden belirlenmiş kriterlere ve somut verilere dayanması da önemlidir.

Deloitte, performans kararlarında yalnızca kişisel kanaat veya içgüdüye dayanmak yerine veri ve somut kanıtlardan yararlanılmasını öneriyor. Benzer rollerde hedeflerin zorluk seviyelerinin ve başarılı performansın ne anlama geldiğinin önceden netleştirilmesi de daha adil bir değerlendirme sürecine katkı sağlayabilir.

5. Sonuç bir sonraki adıma dönüştürülür

Performans değerlendirmesi tamamlandıktan sonra hiçbir şey değişmiyorsa süreç çalışan açısından zamanla bir formaliteye dönüşebilir.

Bu nedenle değerlendirmenin bir sonraki adıma bağlanması gerekir.

Bu her zaman ücret artışı veya prim anlamına gelmez.

Performans sonucu;

• yeni bir gelişim hedefi belirlenmesine,

• eğitim ihtiyacının ortaya çıkmasına,

• çalışanın daha fazla sorumluluk almasına,

• kariyer veya terfi değerlendirmesine,

• yeni dönem hedeflerinin oluşturulmasına,

• şirketin sistemi buna göre tasarlanmışsa prim veya ödüllendirme kararlarına

girdi sağlayabilir.

Böylece performans değerlendirmesi bir dönemin sonu olmaktan çıkar ve bir sonraki dönemin başlangıcına dönüşür.

Çalışanın performansı neye göre ölçülür?

Buraya kadar performans sisteminin nasıl işlediğini konuştuk.

Sıradaki soru doğal olarak şu:

Bir çalışanın iyi performans gösterip göstermediğini nasıl anlayacağız?

Konuyu ilk kez öğrenen biri için bunu iki basit soru üzerinden düşünmek daha kolaydır:

Çalışan hangi sonucu üretti?

ve

İşini nasıl yaptı?

Çalışan hangi sonucu üretti?

İlk olarak çalışanın yaptığı iş sonucunda ortaya çıkan çıktılara bakılabilir.

Örneğin;

Bir satış çalışanı ne kadar satış yaptı?

Bir operasyon ekibi işleri zamanında tamamladı mı?

Bir müşteri hizmetleri çalışanı müşteri taleplerini ne kadar sürede çözdü?

Bir proje yöneticisi projeyi planlanan sürede tamamladı mı?

Bu sonuçların bazıları sayısal olarak düzenli şekilde takip edilir.

İş dünyasında bu tür önemli göstergeleri ifade etmek için sıkça KPI — Key Performance Indicator, yani Anahtar Performans Göstergesi kavramı kullanılır.

KPI’ı ilk kez duyuyorsanız şöyle düşünebilirsiniz:

KPI, bir işin ne kadar iyi gittiğini anlamak için düzenli olarak takip edilen önemli göstergedir.

Örneğin satış miktarı, müşteri memnuniyeti, hata oranı veya teslim süresi bir iş için KPI olabilir.

Çalışan hangi hedefe ulaşmaya çalışıyor?

Bazı şirketler mevcut iş sonuçlarını takip etmenin yanında, belirli bir dönem içerisinde ulaşılması gereken hedefler de belirler.

Örneğin:

“Müşteri memnuniyetini geliştirmek”

bir hedef olabilir.

Bu hedefe ulaşılıp ulaşılmadığını anlamak için de:

“Müşteri memnuniyet skorunu %80’den %90’a çıkarmak”

gibi ölçülebilir bir sonuç belirlenebilir.

Bu tür hedef yönetimi yaklaşımlarından biri OKR — Objectives and Key Results, yani Hedefler ve Anahtar Sonuçlar yöntemidir.

OKR, performans yönetiminde kullanılabilecek yöntemlerden biridir; ancak performans sisteminin kendisi değildir.

OKR’ın nasıl oluşturulduğunu, Objective ve Key Result kavramlarını ve örneklerini daha ayrıntılı öğrenmek isterseniz Çalışanlarda Hedef Belirleme ve OKR Sistemi yazımıza göz atabilirsiniz.

Burada önemli olan şirketin mutlaka KPI veya mutlaka OKR kullanması değildir.

Önemli olan, çalışandan beklenen sonucun açık ve takip edilebilir olmasıdır.

İşin nasıl yapıldığı da değerlendirilir mi?

Her zaman yalnızca sonuca bakılmaz.

Bir çalışan hedeflerine ulaşmış olabilir. Fakat o sonuca nasıl ulaştığı da bazı roller için sonuç kadar önemli olabilir.

Örneğin bir yönetici hedeflerini gerçekleştirirken;

• ekibiyle nasıl iletişim kurduğu,

• sorumluluk alıp almadığı,

• çalışanlarını geliştirip geliştirmediği,

• problemleri nasıl çözdüğü,

• ekipler arasında nasıl iş birliği kurduğu

da değerlendirilebilir.

İş hayatında bu tür davranış ve beceriler çoğunlukla yetkinlik olarak adlandırılır.

Dolayısıyla bazı performans sistemleri iki farklı alana birlikte bakar:

Ne yaptı? → İş sonuçları ve hedefler

Nasıl yaptı? → Davranışlar ve yetkinlikler

Bu iki alanın ağırlığının bütün çalışanlarda aynı olması gerekmez.

Örneğin doğrudan satış yapan bir çalışanda ölçülebilir iş sonuçları daha belirleyici olabilirken, ekip yöneten bir yöneticide liderlik, iletişim ve ekip geliştirme davranışları da önemli hale gelebilir.

Performans yönetimi ile performans değerlendirme aynı şey mi?

Hayır.

Bu iki kavram günlük kullanımda sık sık birbirinin yerine kullanılsa da aynı şeyi ifade etmez.

Performans değerlendirme, belirli bir dönemde çalışanın ortaya koyduğu performansın değerlendirilmesidir.

Performans yönetimi ise bundan daha geniştir.

Çalışandan ne beklendiğinin belirlenmesiyle başlar ve;

beklenti ve hedef belirleme → takip → geri bildirim → değerlendirme → gelişim

şeklinde devam eden bütün süreci kapsar.

Bu nedenle bir şirketin yılda bir kez performans formu doldurması, o şirkette etkili bir performans yönetim sistemi olduğu anlamına gelmez.

İyi bir performans sisteminin özellikleri nelerdir?

Şirketlerin yapıları birbirinden farklı olduğu için herkese uygulanabilecek tek bir performans modeli bulunmaz.

Ancak iyi çalışan sistemlerin bazı ortak özelliklerinden söz edilebilir.

Öncelikle çalışan kendisinden ne beklendiğini anlayabilmelidir.

Hedefler ve değerlendirme kriterleri kişinin gerçek işiyle ilişkili olmalıdır.

Çalışan yalnızca dönem sonunda değil, dönem içerisinde de performansı hakkında geri bildirim alabilmelidir.

Değerlendirme mümkün olduğunca somut sonuçlara ve önceden belirlenmiş kriterlere dayanmalıdır.

Ve sistem, çalışanların işini daha karmaşık hale getirmek yerine şirketin gerçekten önemli gördüğü sonuçlara odaklanmalarına yardımcı olmalıdır.

Çünkü iyi performans sistemi en fazla metriğin takip edildiği sistem değildir.

Doğru sonuçları ve doğru çalışma biçimlerini görünür hale getiren sistemdir.

Performans sistemlerinde en sık yapılan hatalar

Keiken olarak performans sistemleri üzerinde çalışırken en sık karşılaştığımız sorunlardan biri, şirketlerin sistemi gereğinden fazla karmaşık hale getirmesi.

Çok fazla hedef, çok fazla değerlendirme sorusu veya çok fazla gösterge oluşturmak ilk bakışta daha kapsamlı bir sistem izlenimi yaratabilir.

Ancak çalışan dönem sonunda neye göre değerlendirileceğini veya bugün neye odaklanması gerektiğini anlamıyorsa sistemin kapsamlı olması tek başına bir avantaj değildir.

Bir diğer yaygın problem, performans sisteminin şirketin gerçek organizasyon yapısından bağımsız tasarlanmasıdır.

Aynı değerlendirme kriterlerini satış çalışanına, yazılımcıya, muhasebe çalışanına ve yöneticiye uygulamak kolay olabilir.

Ancak bu kişilerin şirkete katkıları ve rollerinden beklenen sonuçlar aynı değildir.

Performans sisteminin şirkete özel olması gerektiğinde kastettiğimiz şey de tam olarak budur:

Sistemin yalnızca şirketin adına değil, yapılan işlere ve rollerin gerçek sorumluluklarına göre tasarlanması gerekir.

Bir başka sık karşılaşılan sorun da hedeflerin belirlenip uzun süre hiç konuşulmamasıdır.

İş öncelikleri değişirken hedefler değişmiyor veya çalışan performansıyla ilgili geri bildirimi yalnızca değerlendirme döneminde alıyorsa sistem günlük iş hayatından kopmaya başlar.

Performans yönetimi bir form değil, yaşayan bir süreç olduğunda değer yaratır.

Sıkça Sorulan Sorular

Performans değerlendirmesi ne sıklıkla yapılmalıdır?

Bütün şirketler için geçerli tek bir süre yoktur. Bazı şirketler yılda bir, bazıları altı aylık veya üç aylık değerlendirme dönemleri kullanabilir.

Ancak resmi değerlendirme döneminden bağımsız olarak çalışanlarla performans hakkında daha düzenli görüşmeler yapılması önemlidir.

Küçük şirketlerde performans sistemi gerekli mi?

Çalışan sayısının az olması performans yönetimine ihtiyaç olmadığı anlamına gelmez.

Küçük şirketlerde sistem çok daha basit tutulabilir. Önemli olan çalışanların kendilerinden ne beklendiğini ve performanslarının nasıl değerlendirileceğini bilmeleridir.

Performans sistemi için yazılım kullanmak şart mı?

Hayır.

Özellikle küçük ekiplerde süreç başlangıçta basit araçlarla yönetilebilir.

Çalışan sayısı ve değerlendirme ilişkileri arttıkça yazılımlar; hedef takibi, hatırlatmalar, yetkilendirme, değerlendirme süreçleri ve raporlama açısından işleri kolaylaştırabilir.

Ancak yazılım, performans modelinin kendisi değildir.

Önce nasıl bir performans sistemi istediğinizi belirlemek, ardından bunu yönetecek aracı seçmek daha doğru bir sıralamadır.

Performans değerlendirmesi prim veya ücrete bağlanmalı mı?

Bağlanabilir; ancak bunun nasıl yapılacağı şirketin ücret ve ödüllendirme politikasına göre tasarlanmalıdır.

Performans sonucu ücret artışı veya prim kararlarında kullanılabilecek verilerden biri olabilir.

Bunun yanında piyasa ücretleri, şirketin mali durumu, çalışanın mevcut ücret seviyesi, rolün sorumlulukları ve şirket içindeki ücret dengesi gibi başka faktörler de dikkate alınabilir.

Keiken’den kısa bir not

Performans yönetimini gereğinden fazla karmaşıklaştırmak kolay.

Ama çalışan açısından bakıldığında iyi bir performans sisteminin cevaplaması gereken sorular aslında oldukça basit:

Benden ne bekleniyor?
Şu anda nasıl gidiyorum?
Neyi iyi yapıyorum?
Neyi geliştirmem gerekiyor?

Yönetici açısından ise:

Ekibim doğru konulara mı odaklanıyor?
Kim nerede desteğe ihtiyaç duyuyor?
Performansla ilgili kararlarımı hangi verilere dayanarak veriyorum?

Bir performans sistemi bu soruların cevaplarını netleştirebiliyorsa şirket için anlamlı bir yönetim aracına dönüşür.

Netleştiremiyorsa kullanılan yöntem veya yazılım ne kadar gelişmiş olursa olsun sistemin yeniden ele alınması gerekebilir.

Keiken olarak performans ve hedef yönetimi sistemlerini şirketlerin organizasyon yapısı, rolleri ve iş hedefleri doğrultusunda tasarlıyor; mevcut sistemlerin yeniden yapılandırılması ve uygulamaya alınması süreçlerinde şirketlerle birlikte çalışıyoruz.