Değişen ve gelişen iş dünyasında İnsan Kaynakları (İK) departmanları, dijitalleşme ve teknolojik ilerlemelerle birlikte kendilerini sürekli olarak yenilemek zorundadırlar. Özellikle ChatGPT'nin hayatımıza keskin girişinden sonra alternatif yapay zeka uygulamaları İK tarafında nasıl bir verimlilik sağlar araştırmak istedik. ChatGPT'nin ardından etkin bir İK aracı olarak kullanılan platformlardan biri de Notion AI.
Notion Nedir?
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Vikipedi'ye göre Notion; veri tabanları, kanban tahtaları, takvimler ve hatırlatıcılar sunan not tutma uygulamasıdır. Kullanıcılar, notlarını organize bir şekilde tutabilir ve sunduğu özellikler sayesinde not sayfaları görsel ve kullanılabilirlik anlamında güçlendirilebilir. Notion hem kişisel hem de ekipler ve şirketler tarafından kullanılabilir.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Notion, günümüz gereksinimlerine karşı güçlü bir iş birliği uygulamasıdır. İşletmeler, ekipler ve bireysel kullanıcılar için esnek bir yapı sunan Notion, projeleri yönetme, verileri düzenleme ve çalışma süreçlerini iyileştirme amacıyla tasarlanmıştır. Bu platform, içerisine yazılar, görseller ve sesli içerikler ekleyebildiğiniz, düzenleyebildiğiniz, takvimler ve tablolar oluşturabildiğiniz, ortak çalışma sayfaları hazırlayabildiğiniz, kendi internet sitenizi oluşturabildiğiniz ve oluşturduğunuz sayfaları başkalarıyla paylaşabildiğiniz bir yapay zeka uygulaması olarak çok yönlü bir platformdur.
Notion’da kişisel olmakla birlikte profesyonel çalışmalarınızı da tek bir yerde organize ederek, aynı zamanda bu çalışmaların takip süreçlerini de yönetebilirsiniz. Esnek ve özelleştirilebilir yapı sunmasından dolayı kullanıcılar ürettikleri projelerini bölümlere, sayfalara, tablolara ayırarak organize edebilirler. Bu da içeriklerdeki resim, video, metin, web sayfaları vb. ürünleri entegre etmenize olanak sağlar. Tüm bunlarla birlikte ekibinizdeki kullanıcıların iş birliği içerisinde olmalarını destekleyen bir yapıya sahip olduğu için belgeleri ve projeleri paylaşabilir, yorumlayabilir, geri bildirimler alabilir ve aynı anda düzenlemeler yapabilirsiniz. Proje yönetimi alanına baktığımızda ise kullanıcılar görev listeleri, hatırlatıcılar, zaman kontrolü için takvimler oluşturmak gibi özellikler sayesinde kolay bir şekilde projelerini planlayabilir ve takip edebilirler.
Notion'un İK Süreçlerine Katkısı
Tüm bilgilerin depolandığı merkezi bir sisteminin olması, Notion'un İK alanında yaygınlaşmasının en önemli sebepleri arasında olduğunu söyleyebiliriz. Diğer sebepler arasında ise erişim kolaylığı, iş birliği için özelliklerinin kapsamlı olması, görsel içerik entegrasyonuna olanak tanıması, kullanıcılara yönelik ara yüz sunması ve esneklik imkanının olması yer almaktadır. Bu özellikler, İK departmanlarının politikaları, prosedürleri, yetenek yönetimi, işe alım süreçleri ve eğitim materyalleri gibi alanların etkili bir şekilde kullanmasını sağlayarak, İK verimliliğini yüksek seviyelere çıkarır. Bu özellik sayesinde de çalışanlar bilgilere kısa yoldan ulaşarak zamandan tasarruf edebilir.
Notion İşe Alım
Günümüzde geleneksel İK süreçleri yok denecek kadar azaldı ve yerini Dijital İK yönetim süreçleri aldı. 2000’lerin başlarında dijitalleşme ile profesyonel ağ oluşturmayı ve iş ilişkileri kurmayı sağlayan sosyal medya platformları (Linkedin, Kariyer.net vb.) başrolü aldı. İnsanlar iş arayış süreçlerini bu platformlarda ilerletiyordu. Bunun sebebi ise başvuru süreçlerinin ve takibinin kolaylıkla yapılabiliyor olmasıydı. Ancak geliştirilen “Yapay Zeka” araçları ile yeni bir kapı daha aralanmaya başladı. Daha şimdiden bir çok global firma İK süreçlerinde özellikle seçme ve yerleştirme basamaklarını daha verimli hale getirmek için yapay zeka ürünleri ile çalışmaya başladı hatta kendi ürünlerini üretip piyasaya süren şirketler bile mevcut :)
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Brandon Hall Group tarafından yapılan araştırma, güçlü bir işe alım sürecine sahip şirketlerin yeni çalışanları elde tutma oranlarını %82 üretkenliklerini ise %70'in üzerinde artırdığını ortaya çıkardı.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Merkezi Bir Bilgi Deposu: Notion, işe alım sürecindeki adaylar ile ilgili tüm süreçleri tek bir merkezde toplar. Bunlar iş ilanları, aday bilgileri, mülakat notları, aday referansları vb. belgelerdir. Notion, bu belgelerin kolayca erişilebilir duruma gelmesini sağlar. Bu sayede İK departmanının bilgilere anlık olarak erişebilmesine ve işe alım sürecini daha efektif bir şekilde yönetmesine yardımcı olur.
İş Birliği ve İletişim Kolaylığı: İK departmanındaki çalışanlar aday bilgilerini tek bir havuzda toplayabilir. Diğer ekip üyeleri de bu bilgilere rahatça ulaşabildiği için iş birliği sağlanabilir. Bu durum sürecin şeffaf olmasını ve ekip üyelerinin birlikte çalışmasını kolaylaştırır.
Veri Analizi ve Raporlama: Notion, işe alım süreçleriyle ilgili verileri toplayarak, bu verileri analiz etmek için kullanılabilecek bir platformdur. Aday verileri, mülakat değerlendirmeleri, mülakat raporları vb. bilgilerin toplanması ve raporlanması, İK departmanının süreci değerlendirmesine ve iyileştirmeler yapmasına yardımcı olur.
İşe Alım Sürecinin İyileştirilmesi: Notion, sağlıklı bir veri analizi ve raporlama sürecinden sonra gerekli olan iyileştirmeleri yapmanıza yardımcı olur. Sürecin adımlarını izlemek ve yönetmek için şablonlar ve kişiselleştirilmiş yapılar sunar. Bu durum sürecin daha iyi organize edilmesine ve süreçteki duraksamaların giderilmesine yardımcı olur.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Notion, etkili işe alımların gerçekleşmesine ve şirket kültürüne uygun yeteneklerin kazandırılmasına oldukça önemli bir fayda sağlar.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Oryantasyon ve Onboarding Süreci
Onboarding (uyum süreci), işe yeni başlayan çalışanların şirkete dahil olma aşamasından başlayarak çok uzun bir süre boyunca devam eden bir süreçtir. Onboarding süreci, yeni çalışanların işlerine hızlı ve verimli bir şekilde adapte olmalarını, şirketin iş süreçlerini ve beklentilerini anlamalarını aynı zamanda üretkenliklerini de artırmalarını hedefler. Oryantasyon ise daha kısa süreli olan ve genellikle yeni başlayan çalışanların ilk gününde başlayarak yaklaşık bir haftalık bir süreçte gerçekleşen bir plandır. Oryantasyon, yeni çalışanları şirketin kültürü, politikaları, prosedürleri ve beklentileri hakkında bilgilendirmek için tasarlanmıştır. Genellikle şirketin tarihçesi, misyonu, vizyonu, değerleri ve kurumsal politikaları gibi genel bilgiler verilir.
Şirketler için başarılı bir oryantasyon ve onboarding süreci neden bu kadar önemlidir?
Uzun vadede bu süreçler çalışanların başarısı ve şirketin performansı açısından kritik öneme sahiptir fakat bu konuda günümüzde ve geçmişte yaygın olan bir hatadan bahsedebiliriz. Şirketlerde oryantasyon ve onboarding süreci bir "formalite" olarak görülüyor, yeterli önem ve özen gösterilmiyordu. İşverenler bu planlamalar için yüksek maliyetler harcamak durumunda kalabiliyordu ve bu yüzden de tercih etmek istemiyorlardı. En sonunda ne oluyordu? Çalışanlarını plansız süreçlerden dolayı kaybediyor ve bu da şirkete hem zaman açısından hem de maddi açıdan zarar veriyordu. Tüm bu süreçler yapılandırılmış bir şekilde karşılanamadığı için "Çalışan Aidiyeti" yaratılamamış oluyor.
Notion'da yapılandırılmış ve takip edilebilir süreçlerin kolaylığından faydalanarak bu süreçler çok daha verimli hale geliyor. Notion’u merkezi bir bilgi kütüphanesi olarak düşündüğümüzde, şirket politikaları, prosedürler, eğitim gereçleri ve tüm önemli bilgilerin düzenli ve kolayca ulaşılabilir bir şekilde saklanmasını sağlayabilirsiniz. Şablonlar ve iş akışlarıyla ilgili önceden hazırlanmış adımlar ve süreçlerle onboarding'i kolaylaştırabilirsiniz. İş birliği ve paylaşım özelliklerine baktığımızda yeni çalışanlar ile eğitim kaynakları ve araçlarını çalışanlarla kolayca paylaşabilirsiniz. Görev yönetimi ve takip özellikleri; verilen görevlerin takibini listeleyerek takip sürecinin etkili bir şekilde yürütülmesini sağlar. Esneklik ve özelleştirme imkanıyla, her şirketin ve departmanın ihtiyaçlarını formlar ile tespit edebilir ve ihtiyaçlara göre revize edebilirsiniz. Sonuç olarak Notion, yeni çalışanların kuruma hızlı ve etkili bir şekilde uyum sağlamalarını, kurum kültürüne en iyi şekilde adapte olmalarını destekleyen bir araç olarak kullanılabilir.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Performans Yönetimi
Notion, İK departmanının performans değerlendirme sürecini daha etkili ve verimli bir şekilde yönetmesine yardımcı olan bir platformdur. Çalışanların performansını takip etmek, gelişimlerini desteklemek, geri bildirimleri kaydetmek ve belgeleri saklamak için kullanılabilir.
Geri Bildirim ve Değerlendirme alanlarına baktığınızda çalışanların performansıyla ilgili hem kişiye özel hem de ekipler için notlar, geri bildirimler ve değerlendirme puanları gibi bilgileri hazırlayabilir ve paylaşılabilirsiniz. Bunun en büyük getirisi de performans değerlendirmelerinin objektif ve güvenilir bir şekilde yapılmasını sağlamasıyla birlikte gelişim alanlarını takip edebilmesidir. Gelişim planları, çalışanların yeteneklerini ilerletmek, kariyer hedeflerine ulaşmak ve performanslarını artırmak için izlenecek adımları içermektedir.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Notion, gelişim planlarının düzenli olarak güncellenmesini, takip edilmesini ve ilerlemenin izlenebilmesini kolaylaştırır.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Sonuç olarak Notion AI, en temelde merkezi bir bilgi deposu olarak kullanılmakla birlikte özelleştirme seçenekleri de sunmaktadır. Ayrıca sunduğu içerikler ile özlük dosyalarının depolanması ve takibi, şirket politikalarının, prosedürlerinin takibi, iş ilanı ve iş başvuru takibi, eğitim ve gelişim takibi, performans yönetimi, ekip içi iletişim ve ekip yönetimi gibi süreçlerde İK departmanına destek sağlamak için oldukça güçlü bir araçtır.
Notion bunlara ek olarak iş birliğini teşvik eder, belge düzenlenmesini kolaylaştırır, görsel içeriklerin entegrasyonunu destekler, veri analizi ve raporlama imkanı sağlar.
Özellikle İK süreçlerinin operasyonel takibi için Notion AI şirketinize oldukça fayda sağlayacaktır.
#insankaynakları #ik #hr #humanresources #keikenconsultancy #keiken #trendler #growth #motivasyon #motivation #motivationalquotes #personalgrowth #startup #startupbusiness #smallbusiness #notionai #notionaiandhr #notionveinsankaynakları #ikiçinyapayzeka #aiforhr
Kaynaklar:
Comments