10 Ağu 20237 dakikada okunur

ATS (Aday Takip Sistemi) Nedir? Avantajları Nelerdir?

Güncelleme tarihi: 15 Ağu 2023

Değişen ve gelişen dünyada İK trendleri güncellenmeye devam ediyor. İşe alım sürecinin verimli ve etkili bir şekilde yönetilmesi, her organizasyonun başarısında kritik bir rol oynamaktadır. İnsan kaynakları uzmanları, bu sürecin her aşamasında titizlikle çalışarak en uygun adayları seçme ve yerleştirme sürecini yönetme sorumluluğunu üstlenmektedirler. Bu noktada, modern teknolojinin sunduğu avantajlar sayesinde Aday Takip Sistemleri (ATS), işe alım sürecini daha organize, izlenebilir ve verimli hale getirme konusunda önemli bir araç olarak öne çıkmaktadır. ATS, başvuru aşamasından işe yerleştirme sürecine kadar adayların bilgilerini, iletişimini ve ilerlemesini yönetmek için kullanılan bir yazılım veya platformdur.

ATS NEDİR?

Applicant Tracking System (ATS), Türkçeye “Aday Takip Sistemi” olarak çevirebileceğimiz yazılım programları, iş başvuruları için gönderilen özgeçmişleri filtreleyerek gruplandıran ve insan kaynakları çalışanlarının işini kolaylaştıran paket programlardır.

ATS, işe alım sürecinin farklı aşamalarında adayların bilgilerini toplamak, yönetmek ve izlemek için kullanılan bir araç olarak işlev görür. Bu sistem, işverenlere ve insan kaynakları profesyonellerine adaylarla daha etkili bir iletişim kurma, başvuruları daha düzenli bir şekilde değerlendirme, aday verilerini saklama ve raporlama yapma imkanı sağlar.

ATS NELER YAPAR?

ATS, işe alım sürecinin farklı aşamalarını yönetmek ve adayların ilerlemesini izlemek amacıyla tasarlanmıştır. ATS'nin genel iş akışı detaylarını aşağıda bulabilirsiniz.

İş İlanı Oluşturma ve Yayınlama:

İşe alım süreci, ilgili pozisyonun gereksinimlerine uygun bir iş ilanının oluşturulmasıyla başlar.
İş ilanı, ATS üzerinde oluşturulur ve farklı iş ilanı sitelerinde veya sosyal medya platformlarında yayınlanır.

Başvuruların Değerlendirilmesi:

Adaylar, iş ilanını görüp başvurularını ATS üzerinden gönderirler.
ATS, başvuru formlarını veya özgeçmişleri toplar, saklar ve düzenler.
İnsan kaynakları ekibi, başvuruları filtreleyerek uygun adayları seçer ve değerlendirir.

Adayların Değerlendirilmesi ve Eleme:

ATS, adayların niteliklerini, deneyimlerini ve becerilerini karşılaştırarak en uygun adayları belirlemesine yardımcı olur.
Uygun adaylar, mülakat veya testlere davet edilir. Aynı zamanda ilgili kişilere geri bildirimler ve güncellemeler iletilir.

Mülakatlar ve Değerlendirmeler:

ATS, mülakatlar, yetenek değerlendirmeleri veya testler gibi farklı aşamaların yönetimini sağlar.
Mülakat randevuları ve detayları, adayların ve mülakatı gerçekleştiren kişilerin takip edebilmesi için sisteme kaydedilir.

Teklif Aşaması ve İşe Alma:

Uygun adaylar, mülakatları başarıyla tamamladıktan sonra teklif aşamasına gelir.
ATS, teklif mektuplarını oluşturma, onaylama ve adayların kabul veya ret durumunu yönetme sürecinde kullanılır.

Onboarding ve İşe Yerleştirme:

Teklifi kabul eden adaylar için onboarding süreci başlar ve gerekli belgeler, eğitimler ve işe başlama detayları ATS üzerinden yönetilir.
İşe alınan adayın performansı ve ilerlemesi izlenir, gerektiğinde güncellemeler yapılır.

Veri Analizi ve Raporlama:

ATS, işe alım sürecinin farklı aşamalarına dair verileri toplar. Sonra bu verileri analiz ederek, insan kaynakları yöneticilerinin sürecin etkinliğini değerlendirmesine ve geliştirmesine yardımcı olur.
İnsan kaynakları yöneticileri, raporlar ve analizler kullanarak sürecin etkinliğini değerlendirir ve geliştirmeye yönelik adımlar atar.

JobScan'in anket raporlarına göre, Fortune 500 şirketlerinin %98,8'inden fazlası ATS kullanırken, büyük şirketlerin %66'sı ve küçük işletmelerin %35'i ATS'ye başvurmaktadır.

ADAY TAKİP SİSTEMLERİNİN AVANTAJLARI VE DEZAVANTAJLARI

ATS'NİN AVANTAJLARI

ATS'nin temel faydalarından biri, etkili bir şekilde kullanıldığında işleri daha kolay hale getirmesi, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayabilmesidir. İşte ATS kullanmanın en büyük avantajlarından bazıları:

Tekrarlayan Görevleri Otomatikleştirerek Zaman Kazandırır:

İşe alım süreci; açık pozisyon için gerekli adayları bulma, özgeçmişlerini tarayarak uygun adayları belirleme, mülakat yapma ve detaylı bir değerlendirme yapma gibi birçok adımdan oluşur. Gözden kaçabilecek gibi görünen küçük görevler bile, aday sayısı arttıkça daha fazla zaman harcanmasına sebep olur.

İş ilanı sitelerine tek tıklamayla ilan yayınlama özelliği sayesinde zamandan tasarruf sağlar. Eğer işveren normalde her bir iş ilanı sitesine gidip ilanları manuel olarak yayınlıyorsa, Aday Takip Sistemlerinin sağladığı bu tek özellik bile firmaya büyük bir zaman tasarrufu sağlar.

ATS ile otomatikleştirilebilecek diğer görevler arasında mülakatların düzenlenmesi, takip e-postalarının gönderilmesi ve adaylara eksik adımların hatırlatılması (örneğin; gönderilen testi tamamlama, referanslarını gönderme, vb.) yer alır. Bu, iş yükünde azalma anlamına gelir ve mülakat yapma gibi en anlamlı görevlere daha fazla odaklanabilmeyi sağlar.

Minimum Gereksinimlerin Taranmasına Yardımcı Olur:

ATS, 200 özgeçmişten oluşan bir başvuru yığınını çok daha kolay yöneterek 20 özgeçmişe indirebilen etkili bir araçtır. ATS'nin özgeçmiş tarama araçları pozisyon için gereken minimum beceri, eğitim veya deneyimi belirler ve bu gereksinimleri karşılamayan adayları elemeye yardımcı olur.

İş Birliği Sağlar:

Eğer işe alım süreci birden fazla işe alım uzmanını içeriyorsa veya en iyi adayı belirlemek için katkıda bulunan birkaç paydaş varsa, ATS'nin iş birliği sağlama özelliği büyük kolaylık sağlar. Takım hesabı ile birden fazla kullanıcı her adayın profiline erişebilir, notlar ekleyebilir, puanlar bırakabilir ve adayların süreç içinde nerede olduklarını kontrol edebilir.

Birçok ATS programında, bir aday hakkında birden fazla taraftan gelen geri bildirimleri standartlaştırmaya yardımcı olan puan kartları ve derecelendirme sistemleri vardır. Geleneksel yöntemlerle her bir kişiden alınan notları toparlamaya çalışmak ve objektif olarak karşılaştırmaya çalışmak zorlayıcı olabilir.

İşe Alım Sürecinizi Hızlandırır:

ATS, işe alım sürecini hızlandırmada kritik bir rol üstlenir. Geleneksel işe alım yöntemleri, özgeçmişlerin fiziksel olarak incelenmesi ve iletişimin manuel olarak yürütülmesi gibi birçok aşamayı içerir. Bu süreç, çok zaman alır ve en iyi yetenekleri çekme konusunda sorun yaşatır.

ATS, işe alım sürecini otomatikleştirerek ve verileri merkezi bir şekilde yöneterek bu sorunları aşmada büyük rol oynar. İlanların hızla yayınlanmasını sağlar, başvuruları hızla toplar, adayları değerlendirmek için ön eleme yapar ve iletişimi otomatik hale getirir. Bu sayede nitelikli adayları daha hızlı tespit edebilir ve süreci daha hızlı ilerletir.

Aday Deneyimini İyileştirir:

Adaylarla sürekli iletişim halinde olmak önemlidir. ATS, hem seçilen adaylar hem de elemeye alınan adaylar için iletişim eksikliğini ortadan kaldırmaya yardımcı olur.

Bir pozisyona başvuruda bulunmak ve ardından hiçbir geri dönüş alamamak adayda şirkete dair kötü bir izlenim bırakır. Başvuran aday pozisyon için olumlu olarak değerlendirilmiyorsa bile, şirket olumsuz dönüş yapma nezaketi göstermelidir. Şirketin bu hareketi aynı zamanda işveren markasına pozitif yönde bir katkı sağlar.

Sürekli Başvurulabilecek Güçlü Bir Yetenek Havuzu Sunar:

Bir ATS ile tüm adayların verileri ve şirket ile olan iletişim geçmişleri kolayca ulaşılabilir bir hale gelir. Belki de güçlü bir aday ilk başvurduğu pozisyon için tam olarak uygun değildi, ancak iki ay sonra açılan bir pozisyon için harika bir uyum sağlayabilir. ATS veri tabanı, sıfırdan başlamak zorunda kalmadan, kaldığınız yerden devam etmenizi sağlar.

Güçlü Analiz Özellikleri Sunar:

ATS'nin, hak ettiği kadar övgüyü almayan bir özelliği de analitik yetenekleridir. İşe alım metriklerini düzenli olarak ölçmek ve analiz etmek, yetenek havuzunu sürekli olarak geliştirmeye yardımcı olur. Firma her zaman işe alım süresi, işe alım başına maliyet ve kabul oranı gibi şeyleri iyileştirmek için yeni yollar aramalı. ATS bunlara dair çözümler sunabilecek bir sistemdir.

Recruitment Strategies Report'a göre, işe alım uzmanlarının yaklaşık %79'u bir ATS kullanmaya başladıktan sonra işe alınanların kalitesinde artış olduğunu tespit etmiştir.

ATS'NİN DEZAVANTAJLARI

ATS, işe alım süreçlerini yönetmekte büyük faydalar sunsa da, her teknolojide olduğu gibi ATS'nin de bazı dezavantajları bulunmaktadır. Bu dezavantajlar, insan faktörünün yerine geçemediği durumları yansıtmakta ve ATS kullanımının bazı kısıtlamalarını göstermektedir.

Bilgisayarlı Tarama İyi Adayları Eleyebilir:

ATS, özgeçmişleri tararken çoğunlukla ona verdiğiniz sınırlar içerisinde kalacaktır. Bu da bazı harika adayların, örneğin gereklilik olarak listelediğiniz beş beceriden yalnızca dördüne sahip oldukları ya da talep ettiğiniz deneyim yılından 1 yıl eksik oldukları için elenebilecekleri anlamına gelir. Otomatik eleme, alan değiştiren veya bir süre ara verdikten sonra iş gücüne geri dönen adaylar için de gerçekten zorlayıcı olabilir.

Teknik Zorluklar Yaşanabilir:

ATS kullanırken bazı teknik aksaklıklarla karşılaşmak mümkündür. Örneğin, tarayıcılar bazı başvuruları tam olarak okuyamayabilir ve bu nedenle yanlışlıkla iyi niteliklere sahip adaylar elemeye tabi tutulabilir. Ayrıca, özgeçmişler belirli bir biçim veya yazı tipiyle düzenlenmişse, ATS sistemleri bu belgeleri doğru şekilde analiz edemeyebilir. Teknik sorunlar aynı zamanda başvuruların sistem içinde kaybolmasına veya yanlış kategorilere yerleştirilmesine yol açabilir. ATS'lerin internet bağlantısı sorunları, sistem çökmesi veya yavaşlaması gibi durumlar da işe alım sürecinin etkilenebileceği diğer potansiyel teknik aksaklıklardır.

Yeni Bir Sisteme Geçişin Getirdiği Zorluklarla Karşılaşılabilir:

Her yeni programda olduğu gibi, özellikle eski bir sistemden geçiş yapıyorsanız veya şu anda herhangi bir sisteminiz yoksa, personelinizin tam yeterliliğe ulaşması için bir alışma dönemi olacaktır. İşleri eski yöntemle yapmaktan son derece mutlu olan veya yeni bir sistemi öğrenmeye vakti olmayan ekip üyelerinden tepki görebilirsiniz.

DOĞRU ATS SEÇİMİ İÇİN NELER YAPILMALIDIR?

İşe alım süreçlerinin etkili bir şekilde yönetilmesi, her organizasyonun başarısında kritik bir faktördür. İşe alım uzmanları, en iyi yetenekleri çekmek ve seçmek için sürecin her aşamasında titizlikle çalışırlar. Ancak, işe alım süreçlerini daha verimli ve etkili hale getirmek için modern teknolojiyi kullanmak artık vazgeçilmez bir gereklilik haline gelmiştir. İşte bu noktada, ATS, işe alım süreçlerini daha organize, izlenebilir ve verimli hale getirmek için önemli bir araç olarak öne çıkmaktadır.

Doğru ATS seçimi yapmak, işe alım süreçlerinizi optimize etmenin anahtarlarından biridir. İlk adım olarak, işletmenizin ve insan kaynakları departmanınızın ihtiyaçlarını anlamak için detaylı bir ihtiyaç analizi yapmalısınız. İşletmenizin büyüklüğü, sektörü ve iş yapısı gibi faktörleri göz önünde bulundurarak hangi özelliklerin ve fonksiyonların size uygun olduğunu belirlemelisiniz. ATS'nin başvuru yönetimi, aday takip, iletişim ve değerlendirme gibi hangi aşamaları optimize edeceğini belirlemek de bu aşamada önemlidir.

ATS seçerken göz önünde bulundurmanız gereken bir diğer faktör, sistemde bulunmasını istediğiniz özellikler ve fonksiyonlardır. Aday başvurularının kolayca yönetilmesi, özelleştirilebilir form ve süreçler, performans izleme, aday değerlendirmesi ve detaylı raporlama gibi temel özellikler ATS'nin sağlaması gereken özellikler arasında yer alır. Ayrıca, ATS'nin işletmenizin büyümesiyle ölçeklenebilir olmasına dikkat etmelisiniz.

Kullanıcı dostu arayüz, ATS'nin etkili bir şekilde kullanılabilmesi için önemlidir. Hem kullanıcıların hem de işletme sahiplerinin sistemi kolayca kullanabilmesi, verimliliği artırır. Ayrıca, ATS'nin diğer yazılımlarla entegre edilebilme yeteneği de süreçleri daha verimli hale getirir. ATS'nin mobil uyumlu olması, adayların iş başvurularını kolayca yapabilmesini sağlarken, detaylı raporlama ve analiz yetenekleri de işe alım süreçlerinizi daha iyi takip etmenizi ve geliştirmenizi sağlar.

Maliyet, güvenlik, referans kontrolleri, destek ve eğitim gibi faktörleri ATS seçiminde değerlendirmeniz gereken diğer önemli noktalar olarak sıralayabiliriz. Doğru ATS seçimi, işe alım süreçlerinizi optimize etmek ve yetenekleri daha etkili bir şekilde çekmek için atacağınız önemli bir adımdır. Bu seçimi yaparken, işletmenizin ihtiyaçlarını, gelecekteki büyüme hedeflerini ve verimlilik artışını dikkate almalısınız.

PEOPLEBOX ATS İLE YENİ YETENEKLERİ ETKİLİ BİR ŞEKİLDE KAZANIN

Günümüz iş dünyasında, yeni yetenekleri işe almak işletmeler için büyük bir meydan okuma olabilir. Her işveren, doğru seçimi yaparak en uygun adayları bünyesine katmak ister. İşte bu noktada ATS, işe alım sürecini kolaylaştıran ve yöneticilere önemli bir destek sağlayan güçlü bir araç olarak öne çıkıyor. ATS'nin getirdiği avantajlar, işe alım uzmanlarının ve yöneticilerin zamandan tasarruf etmelerini, stresi azaltmalarını ve enerjilerini daha stratejik konulara odaklamalarını sağlar. Bu, işletmenin büyümesine ve rekabet avantajının artmasına katkı sağlar.

Yukarıdaki ATS seçimiyle ilgili önemli ipuçlarının yanı sıra, sizin için özel bir önerimiz var. Size örnek teşkil edecek bir ATS firmasından bahsetmek istiyoruz.

PEOPLEBOX İLE VERİMLİ VE ETKİLİ ADAY YÖNETİMİ

Veri Tabanı Aramasında Aday Aktarımı

Kariyer.net üzerinde gerçekleştirilen veri tabanı aramaları sonucunda elde edilen aday verileri, PeopleBox'a otomatik olarak aktarılır. Bu özellik sayesinde, adayları teker teker değil, toplu olarak sistemde yönetmek mümkün hale gelir. İlandaki adayların hızla PeopleBox'a aktarımı ile süreçler daha etkili bir şekilde yönetilir.

Otomatik İlan Açma ve Aday Toplama

PeopleBox üzerinde oluşturulan bir proje ilanı, Kariyer.net üzerinde otomatik olarak açılır. Bu sayede, ilan açma süreci hızlanırken aday toplama işlemi de başlamış olur. İlanların farklı platformlarda ayrı ayrı açılması yerine, entegre bir şekilde yönetilmesi işe alım ekiplerine büyük kolaylık sağlar.

Video Görüşme Seçeneği

Adaylarla video görüşmeler yapma imkanı sunar. Bu özellik sayesinde ön eleme daha etkili hale getirilerek zamandan tasarruf edilir. Ayrıca, işe alım süreçlerini hızlandırırken, adaylarla daha yakın ve etkili iletişim kurma imkanı sağlanır.

CV Formatlama

PeopleBox'ın CV formatlama özelliği, adayların kaynağına bakılmaksızın tüm CV'leri aynı formata getirir. Bu, kaliteli bir CV havuzu oluşturmanıza yardımcı olurken, adayları ilgilileriyle paylaşmanızı hızlandırır ve kolaylaştırır.

Görüşme Notları ve Raporlama

Bulutta saklanan görüşme notlarına her ekrandan erişilebilir ve ilgili ekiplerle paylaşılabilir. Bu özellik, görüşme notlarını kolayca takip etmenizi ve güncellemenizi sağlar. Özet durum görünümleri ve pratik raporlama araçları ile detaylı sunumlar hazırlanabilir.

Hızlı Arama

PeopleBox'ın hızlı arama özelliği sayesinde adaylara, iletişim bilgileri, öğrenim durumu ve geçmiş tecrübeleri ile ilgili anahtar kelime aramalarıyla hızla ulaşılabilir. Bu sayede aday tarama ve filtreleme süreçleri daha etkili hale getirir.

Toplantı ve Görev Takibi

PeopleBox sistemi içerisine entegre takvim aracılığı ile mülakat organizasyonları, toplantı organizasyonları ve görev takibi gibi başlıklar kolaylıkla yürütülebilir. Böylece, tüm işe alım süreçleri başka herhangi bir tool kullanmadan PeopleBox aracılığı ile 360 derece yürütülebilir.